Kun organisaatio on valinnut työvälineen, jolla se haluaa salkkuaan hallita, käynnistyy sovelluksen vaatima määrittely. Käytämme seuraavassa esimerkkinä Thinking Portfolio -salkunhallintajärjestelmää ja sen käyttöönottoprosessia.
Esivalmistelu
Jos organisaatio on noudattanut aiemmin tässä oppitunnissa kuvattua prosessia, järjestelmätoimittajalle on esittää seuraavat lähtötiedot
- Salkunhallinnan organisointi
- Salkunhallinnan tavoitteet
- Tiedot, joita salkutettavista riskeistä halutaan hallita
- Keskeisten raporttien sisältö
Lisäksi organisaatiolla on dokumentoituna projektimalli tai -mallit, joita järjestelmän on tuettava.
Esivalmistelu käynnistyy kick-off-tilaisuudessa, johon osallistuvat salkunhallinnan kannalta oleelliset tahot ja Thinking Portfolio -konsultti. Mahdolliset tilaisuudessa avoimeksi jääneet kysymykset on selvitettävä ennen seuraavaa vaihetta.
Suunnittelu ja määrittely
Suunnittelu ja määrittely tapahtuvat työpajoissa, joissa konsultti konfiguroi järjestelmään asiakaskohtaisen salkun.
Thinking Portfoliossa salkutettavan riskin tiedot jakautuvat näkymiksi tai sivuiksi, jotka koostuvat paneeleista. Ne puolestaan sisältävät aina tietyn tietokokonaisuuden, esimerkiksi riskin perustiedot tai riskien arvioinnin.
Määrittelytyöpajassa asiakas ja konsultti käyvät läpi asiakkaan riskitiedot ja -mallin, joiden perusteella määritellään tarvittavat näkymät ja paneelit tiedon ylläpitämiseksi. Salkun sisällön määrittelyn jälkeen Thinking Portfolio parametroi salkun. Parametrointi tuottaa asiakaskohtaisen tietokannan ja toiminnot, josta salkku muodostuu.
Ketterässä toimintamallissa asiakas näkee toteutuksen edistymisen salkussa ja pystyy tarkentamaan jo suunnittelun ja määrittelyn aikana parametroinnin suuntaa. Salkkua pääsee myös kokeilemaan käyttöönoton aikana.
Kun suunnittelu ja määrittely ovat valmiina, konsultti valmistelee lisäksi tarvittavat raporttipohjat ja toiminnallisuudet, joita salkussa on voitava toteuttaa.
Parametrointi ja valmennus
Salkun sisällön ja toiminnallisuuksien määrittelyn hyväksymisen jälkeen Thinking Portfolio parametroi salkun testausvalmiiksi. Parametrointi tuottaa asiakaskohtaisen tietokannan ja toiminnot, josta salkku muodostuu.
Parametroinnin yhteydessä salkkuun voidaan tuoda asiakkaan aiemman – esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmistossa olleen – salkun data. Tällöin riskisalkussa on perustiedot, joita asiakas voi pilotoinnin tai käyttöönoton aikana täydentää.
Tässä yhteydessä on mahdollista liittää salkkuun ulkoisia järjestelmiä, jotka tarvitsevat tietoa riskeistä tai tuottavat niihin liittyvää dataa. Ulkoisten järjestelmien kytkentään on käytettävissä REST API -teknologia.
Thinking Portfolio -järjestelmässä on ylläpito/pääkäyttäjiä ja loppukäyttäjiä. Kun salkku on testausvalmis, konsultti kouluttaa ylläpidon/pääkäyttäjät. Heillä on salkkuun laajimmat käyttöoikeudet.
Testaus ja hienosäätö
Kun salkku on valmis testikäyttöön, asiakas valitsee testikäyttäjät. Nämä saavat täydentää ja muokata riskien tietoja ja tuottaa raportteja. Asiakkaan itse syöttämät testiriskit ovat hyödyllisiä myös raportoinnin kehittämisessä ja tarpeiden ymmärtämisessä, minkä vuoksi tässä vaiheessa tarkastellaan usein vielä raportoinnin mahdollisuuksia.
Thinking Portfolio hienosäätää salkkua testaajilta saadun palautteen perustella, minkä jälkeen salkku on valmis tuotantokäyttöön.
Laajamittainen käyttöönotto
Yleensä riskisalkun käyttöönotto alkaa käytännön syistä yksikkö tai toiminto kerrallaan. Lopullisena tavoitteena pitäisi kuitenkin olla salkun kattava käyttö koko organisaatiossa, jotta salkun hyödyt realisoituisivat.
Salkun käyttöönotto vaatii johtamista ja viestintää. Johdon on sitouduttava ja kannustettava salkun käyttöön. Parhaiten tämä tapahtuu oman esimerkin voimalla. Johdon pitää itse kommunikoida ja pysyä ajan tasalla riskien tilanteesta salkun kautta.
Viestinnässä on tärkeää korostaa salkunhallinnan työntekijöiden ja johdon tuottavuutta parantavaa vaikutusta. Tämä on myös pystyttävä osoittamaan käytännössä. Paras tapa viestiä on tarinankerronta siitä, miten tietyissä tehtävissä ja rooleissa olevat henkilöt hyötyvät salkusta.
Kuten kaikissa uudistuksissa, myös riskisalkun käyttöönotossa on tunnistettava vaikuttajayksilöitä, jotka toimivat kannustavina esimerkkeinä muille.
Riskisalkun ylläpito
Salkun rakenne, sisältö ja toiminnot kehittyvät jatkuvasti. Toimintaympäristön muutokset ja uudet strategiset linjaukset kehittyminen heijastuvat salkutuskriteereihin ja projektien tietomalliin. Organisaatio voi ottaa käyttöön uusia salkkuja ja järjestelmiä, jotka integroituvat riskisalkkuun. Käyttäjätkin ehdottavat salkkuun uudistuksia.
Salkun omistajan on syytä seurata säännöllisesti salkun sisällön kehittymistä ja käyttöastetta. Jos näissä alkaa näkyä hiipumisen merkkejä, syyt on tunnistettava ja johdon on ryhdyttävä korjaamaan tilannetta.