Yksinkertainen riskirekisteri on Excel-taulukko, joka luettelee riskit ja niitä kuvaavat tiedot eri palstoissa. Se on kuitenkin usein riittämätön tukemaan organisaationlaajuista riskienhallintaa.
Riskienhallintaa palvelevat parhaimmin järjestelmät, jotka on nimenomaan tähän tarkoitukseen suunniteltu.
Valintakriteerit
Jokainen organisaatio on erilainen ja määrittelee itselleen sopivan järjestelmän. Valintaa tehtäessä kannattaa toimittajilta kuitenkin selvittää vastaukset ainakin seuraaviin kysymyksiin:
Käyttötarkoitus
- Onko ratkaisu tarkoitettu riskisalkunhallintaan vai onko riskisalkku lisäpiirre osana muuta ratkaisua?
- Soveltuuko ratkaisu eri kokoisille yrityksille ja julkisen sektorin tai kolmannen sektorin organisaatioille?
- Onko sovelluksella käyttäjämäärärajoitetta?
- Voiko ratkaisulla hallita riskien lisäksi koko prosessia?
Käytettävyys
- Onko ratkaisu selainpohjainen pilvipalvelu vai asiakkaan verkkoon asennettava ohjelmisto?
- Onko käyttöliittymä saatavissa eri kielillä, mm. suomeksi?
- Kuinka nopeasti pääkäyttäjät ja loppukäyttäjät omaksuvat järjestelmän?
- Minkälaista valmennusta järjestelmän käyttöönotto edellyttää?
- Voiko asiakas itse tuottaa avusteita salkkuratkaisuun?
Tietorakenteet ja -sisältö
- Mahdollistaako järjestelmä asiakkaan omien projektitietojen ja tietorakenteiden toteuttamisen?
- Kuinka vaivatonta salkun tietorakenteen täydentäminen ja muokkaaminen on käyttöönoton jälkeen?
- Kuinka nopeasti asiakkaan toivomia uusia piirteitä on mahdollista saada käyttöön?
Raportointi ja valvonta
- Miten joustavasti asiakas voi toteuttaa haluamiaan raportteja yhdistelemällä ja suodattamalla salkun tietoja?
- Voiko salkun kautta hallita koko riskin elinkaaren ilman erillisiä dokumentteja?
- Mahdollistaako salkku riskien trendien seurannan?
Liitynnät
- Miten riskisalkku kytkeytyy muihin johtamisen salkkuihin?
- Miten integraatioita ERP- ja muihin yritysjärjestelmiin on toteutettavissa (esimerkiksi REST API)
- Mitä integraatioiden toteuttaminen edellyttää?
- Miten ratkaisu hyödyntää sähköpostia viestintään?
Turvallisuus
- Miten asiakkaan tiedot on suojattu?
- Missä maassa järjestelmän datat sijaitsevat?
- Missä muodossa asiakas voi saada talteen datansa, jos päättää luopua ratkaisusta?
- Voiko asiakas hallita käyttäjien käyttöoikeuksia haluamallaan tavalla?
Palvelut
- Mikä on käyttäjätuen vasteaika?
- Saako tukea suomeksi?
Hinnoittelu
- Kuinka kauan salkkuratkaisun käyttöönotto kestää ja mikä on sen kustannus?
- Mihin ratkaisun käytön hinnoittelu perustuu? Onko se kiinteään kuukausimaksuun vai yksikköpohjaiseen, esimerkiksi käyttäjämäärän mukaiseen, perustuva?
- Mikä on sopimusaika?
Monet organisaatiot ovat todenneet pilvipalvelun edut myös salkunhallinnassa. Ne eivät joudu investoimaan ohjelmistoihin, laitteisiin, infrastruktuuriin ja tukeen, vaan toimittaja hoitaa ne. Pilvipalveluissa on tietenkin varmistettava toimittajan luotettavuus, tietosuojan toteutuminen ja järjestelmäintegraatioiden toteutettavuus, kuten muissakin ratkaisuissa.